Вы можете выбрать вариант реализации общего почтового адреса подразделения: в групповой рассылке все входящие сообщения пересылаются на указанные адреса (с пометкой о получении на групповой адрес), тогда как в случае с общей папкой создаётся единственная папка входящих сообщений, которая доступна всем получателям. Важное отличие модели общей папки в том, что пометка о прочтении сообщений будет доступна всем получателям, в отличии от рассылки, где письмо будет доступно во входящих и отметка о прочтении устанавливается независимо.